Недавно на Универсариуме стартовал неплохой курс по тайм-менеджменту. Многие вещи, рассмотренные в ходе двух первых модулей, оказались мне в той или иной мере знакомы. Более того, один из предложенных в курсе методов управления задачами – матрица Эйзенхауэра – является любимой и используемой мной технологией.

Моя айтишная натура не позволяет на каждую неделю рисовать матрицу на бумаге или маркерной доске. Поэтому последнее время я использую сервис Trello в качестве средства управления своими задачами и хочу поделиться своим опытом с читателями.

Матрица Эйзенхауэра как средство управления задачами

Для определённости кратко опишу, что же за хитрую матрицу придумал в своё время 34-й Президент США Дуайт Эйзенхауэр. Суть её предельно проста. Все поставленные задачи сортируются по критериям важности-неважности и срочности-несрочности. В результате получается следующая таблица:

Согласно технологии управления временем, каждая новая задача должна размещаться в определённую клетку матрицы Эйзенхауэра. Уже размещённые в таблице задачи регулярно проверяются на соответствие своему статусу и при необходимости перемещаются в другие клетки. Выполненные задачи вычёркиваются из матрицы.

Таким образом, в каждый момент времени перед вами будет своеобразная матрица приоритетов всех задач, имеющихся в данный момент времени. Выполнение данных задач должно всегда идти от I группы к IV. Т.е пока не выполнены все задачи из одной группы, переход к следующей не осуществляется.

Конечно, эффективность такого метода может оспариваться, но сегодня речь не об этом. Хочу поделиться своим вариантом применения существующих сервисов для реализации матрицы Эйзенхауэра в тайм-менеджменте.

Опыт использования Trello в управлении временем

Trello – система управления проектами, реализующая концепцию канбан, реализованную в виде бесплатного web и мобильного приложения.

Иерархия Trello простая. Вы можете создавать доски на которых размещаются листы. В каждом листе можно размещать карточки. Каждая карточка допускает выставление дедлайна, прикрепление чеклиста и файлов, добавления цветовых меток. Также, Trello как система управления проектов поддерживает общий доступ к доскам, листам и карточкам.

Создадим доску «Мои задачи», внутри которой разместим четыре листа: «Важные, срочные», «Важные, не срочные», «Не важные, срочные», «Не важные, не срочные». Такой порядок соответствует порядку выполнения групп задач по матрице Эйзенхауэра.
В созданные листы в качестве карточек помещаются все задачи, стоящие в данный момент времени. Получается примерно такая структура доски.

Наличие мобильного приложения для Android и IOS позволяет добавлять задачи сразу же в момент их возникновения, ничего при этом не забыв.

В качестве личного правила я установил обязательность выставления дедлайнов для задач, находящихся в первых двух листах. Цветовое кодирование меток позволяет мгновенно, взглянув на задачи, определить те, которые относятся к разным сферам моей деятельности.

Одновременно со списком личных задач я использую другие доски в Trello для управления проектами, в которых участвует несколько человек. Интеграция Trello с довольно популярным командным сервисом Slack позволяет быстро настроить командное взаимодействие.

В общем, получился эдакий тайм-менеджмент для гиков. Не могу сказать, что такой подход решает все проблемы в процессе управления собственным временем, но определённая польза безусловно имеется. За почти год использования Trello в целях тайм-менеджмента, я увидел как прирост личной эффективности, так и рост командной производительности. Поэтому, думаю, любителем айтишных решений, такой подход может оказаться по вкусу.

Планируйте своё время! И поменьше внезапных авралов!